Home \ Edukacja i komunikacja
 

Jak napisać skargę.

 

Większość ludzi czasami musi napisać skargę od firmy w swoim życiu. Jeśli nie jesteś zadowolony z produktów lub usług firmy, zwykle można rozwiązać ten problem z obopólną satysfakcją dzięki ostrym, ale przyzwoitym reklamacjom. Pisanie skarg nie powinno być dla ciebie skomplikowane ani przerażające - musisz po prostu wyjaśnić fakty i poprosić o właściwy środek zaradczy. Oto jak go zdobyć.

              

Procedura .

    

    1      Jak napisać skargę  .

    
     
  1.            1      Skontaktuj się z obsługą klienta. Pisząc skargę, najlepiej wysłać ją bezpośrednio do działu obsługi klienta tej firmy. Dział ten obsługuje większość skarg, a Twój list zostanie przetworzony szybciej.  
       
    • Spróbuj znaleźć nazwisko kierownika działu obsługi klienta i wyślij list bezpośrednio do tej osoby. Rozpocznij pismo "Dear Sir / Madam" i wpisz nazwisko osoby. Jeśli nie znasz dokładnej nazwy, wpisz "Dear Sir / Madam".  
    •  
    • Adres i dane kontaktowe Działu Obsługi Klienta firmy należy znaleźć na jej stronie internetowej, w materiałach promocyjnych lub na opakowaniu produktu.
    •  
           
  2.  
  3.             2      Przejdź od razu do rzeczy. Pierwsza linia skargi powinna jasno określać, dlaczego piszesz skargę i na co chcesz złożyć skargę. Podaj jak najwięcej faktów, jak to możliwe, a także zapamiętaj datę, godzinę i miejsce zakupu produktu lub gdzie otrzymałeś usługi niskiej jakości, a także podaj numery seryjne produktów i nazwy modeli. 
       
    • Odbiorca powinien być w stanie znaleźć przyczynę skargi w ciągu pięciu sekund, więc unikaj długiego wprowadzenia.
    •  
    • W następnym akapicie możesz podzielić swój problem na szczegóły, ale pierwsze zdanie powinno zawsze opisywać przyczynę skargi tak wyraźnie jak to możliwe.
    •  
    • Pierwsze zdanie skargi może brzmieć tak: "Piszę tę skargę, ponieważ pochodzę z Państwa firmy. 15.7. w sklepie na Main Street w Pradze kupił zepsutą suszarkę do włosów. "
    •  
           
  4.  
  5.             3      Napisz żądane rozwiązanie swojej skargi, aby cię zadowolić. Jeśli chcesz wymienić, zwrócić, zażądać naprawy lub innej formy odszkodowania, powinieneś o tym wspomnieć w drugim akapicie. Pozwala to uniknąć automatycznych odpowiedzi i daje adresatowi propozycję rozwiązania. 
       
    • Staraj się być jak najbardziej konstruktywny i projektuj rozwiązania, które pozwolą pozbyć się problemu i nie przeszkadzać w relacjach z firmą. Jeśli żądasz zwrotu lub innej formy rekompensaty, a piszesz, że nie zamierzasz już z nimi współpracować, nie będą oni skłonni do rozwiązania problemu.
    •  
    • Jeśli chcesz, aby firma rozwiązała większy problem, napisz to w swoim liście, ale pamiętaj, że takie rzeczy mogą zająć trochę czasu.
    •  
    • Nie grozić prawnikom przy pierwszej komunikacji. Może to być rozwiązanie, które ostatecznie będziesz musiał użyć, ale najpierw wyślij skargę i czekaj na odpowiedź.
    •  
           
  6.  
  7.             4      Załącz kopie wszystkich dokumentów. Są to na przykład gwarancje, pokwitowania, kopie czeków oraz odpowiednie zdjęcia lub nagrania wideo. Załącz całą dokumentację do skargi. 
       
    • Zawsze wysyłaj kopie dokumentów, nigdy oryginałów. Będziesz pewien, że nie utracisz nic ważnego, a zachowasz swoje dowody przy sobie.
    •  
    • Zawsze pisz w liście, jakie dokumenty do niego dołączasz. Na przykład: "Znajdziesz kopię paragonu, kopię karty gwarancyjnej i numer seryjny produktu."
    •  
           
  8.  
  9.             5      Niech firma ma czas rozwiązać problem. Dobrze jest również zapisać czas, w którym można się spodziewać poprawienia problemu. Będziesz miał spokój ducha i być może wkrótce będziesz w stanie zamknąć sprawę. 
       
    • Jeśli ograniczysz czas swojej firmy, unikniesz również zapomnienia o skardze, co może prowadzić do dalszych nieporozumień i problemów z firmą.  
    •  
    • Zawsze zapewniaj rozsądny czas. Zazwyczaj wystarcza zwykle tydzień lub dwa, ale zależy to od tego, czego dokładnie chcesz.
    •  
           
  10.  
  11.             6      Prawidłowo zamknij skargę. Dziękujemy za pomoc i napisz, kiedy i gdzie firma może dołączyć do ciebie, aby rozwiązać problem. Ułatwisz pracę, a na pewno uzyskasz satysfakcjonujący wynik. 
       
    • Zapisz skargę "Z poważaniem" lub "Z poważaniem". Unikaj nieformalnych powitań.  
    •  
                     
  12.  
             

    2      Jak uzyskać właściwy dźwięk i format  .

    
     
  1.             1      Bądź przyzwoity. Możesz mieć złość, a ty także masz prawo, ale jeśli jesteś nieposłuszny, tylko zdenerwujesz adresata. Napisz skargę z szacunkiem i unikaj zagrożeń oraz sarkastycznych uwag. Pamiętaj, że osoba, która odczytuje twoją skargę, nie jest bezpośrednio odpowiedzialna za to, co się wydarzyło i kiedy jesteś przyzwoita, będziesz miał większą szansę, że ta osoba zadziała z tobą i szybko załatwi twoją skargę. 
       
    • Pamiętaj, że firma, do której wysyłasz skargę, nie jest zainteresowana tym, że nie jest usatysfakcjonowana. Większość firm chce, aby ich klienci nie mieli na co narzekać.
    •  
    • Zyskasz większy sukces, jeśli potraktujesz adresata jako kogoś, kto może ci pomóc, a nie jako kogoś, kogo spodziewasz się wyrządzić jeszcze więcej szkody.
    •  
    • Nie napisz jeszcze swojej skargi w wściekłości. Zaczekaj i napisz, aż trochę się uspokoisz. Jeśli chcesz, możesz to napisać, nawet jeśli jesteś podekscytowany, ale nie wysyłaj go, dopóki nie przeczytasz go w spokoju. Prawdopodobnie będziesz chciał zmienić niektóre rzeczy.
    •  
           
  2.  
  3.             2      Bądź zwięzły. Pracownicy działu obsługi klienta otrzymują codziennie setki skarg, dlatego ważne jest, aby szybko informować o problemie, tak aby ci ludzie wiedzieli dokładnie, z czym muszą sobie poradzić. Kiedy twoja skarga jest zbyt długa i szczegółowa, czytelnik pominie i ostatecznie nie będzie miał jasnego pojęcia, czym jest problem i jakie powinno być rozwiązanie. 
       
    • Unikaj zbyt wielu szczegółów i nie pisz długich zdań.
    •  
    • Staraj się nie narzekać dłużej niż jedna strona lub 200 słów.
    •  
           
  4.  
  5.             3      Bądź autorytatywny. Gdy okazujesz autorytet, nadajesz swoim reklamom odpowiedni ton i powiadamiasz firmę, że powinna potraktować ją poważnie. Dotyczy to szczególnie poważniejszych reklamacji, które mogą mieć znaczące konsekwencje finansowe. 
       
    • Bycie autorytatywnym wiąże się z wieloma rzeczami, takimi jak jakość języka, znajomość problemu i odpowiedzialność firmy, a także profesjonalna prezentacja całej skargi.
    •  
    • Wszystkie te rzeczy dają ci pewność siebie, co może zwiększyć twoje szanse na szybkie i skuteczne rozwiązanie Twojej skargi.
    •  
           
  6.  
  7.             4      Sformatuj swoją skargę jasno i poprawnie. Jak wspomniano powyżej, profesjonalny format skargi może wpłynąć na sposób, w jaki firma będzie ją postrzegać. Wpisz swoje imię i nazwisko, adres i datę w lewym górnym rogu, a następnie wpisz nazwę firmy i adres w prawym rogu. Poniżej należy zapoznać się z treścią skargi. 
       
    • Zawsze napisz skargi na swoim komputerze, łatwiej je odczytać. Jeśli musisz pisać ręcznie, zawsze czytaj czytelnie, nie trzeć i staraj się unikać plam atramentowych.
    •  
    • Zostaw podpis na dole skargi, gdzie możesz podpisać podpis ręki po wydrukowaniu. Pod tym miejscem wpisz swoje imię i nazwisko na komputerze, aby było czytelne.
    •  
    • Dokładnie sformatuj skargę i upewnij się, że wszystkie akapity mają mniej więcej taką samą długość.
    •  
           
  8.  
  9.             5      Sprawdź pisownię i gramatykę. Błędy ortograficzne i gramatyczne mogą negatywnie wpłynąć na sposób, w jaki Twoja firma będzie postrzegać Twoją skargę. Upewnij się, że napisałeś tekst przed jego wydrukowaniem i poproś kogoś o przeczytanie go przed wysłaniem.       
  10.  
             

    3      Co dalej?  .

    
     
  1.             1      Poczekaj, aż upłynie ustalony w skardze termin. Bądź cierpliwy i nie rób nic, dopóki nie upłynie ustalony termin. Jeśli ten termin upłynie, a nadal nie otrzymasz odpowiedzi, możesz zadzwonić do firmy lub wysłać wiadomość e-mail, aby zapytać, czy otrzymała skargę. Zawsze dobrze jest wiedzieć, kim jesteś. 
       
    • Jeśli nadal nie masz informacji o swojej skardze lub nie wiesz, czy problem został rozwiązany w sposób zadowalający, możesz dalej składać skargi na wyższe stanowiska.
    •  
           
  2.  
  3.             2      Przejdź do następnego przełożonego. Jeśli nie powiodło ci się sprawowanie funkcji Dyrektora ds. Obsługi klienta, spróbuj znaleźć osobę, która jest menedżerem tego menedżera i zaadresuj do niego swoją skargę. Zawsze dołączaj tę przeszłą komunikację do nowej skargi, korzystając z wcześniejszej korespondencji. Nowy adresat będzie miał ogólny zarys sprawy, a Twój problem na pewno zostanie rozwiązany wkrótce. 
       
    • Lepiej zacząć od działu obsługi klienta i, jeśli nie uda ci się zająć się reklamacjami dalej. Dzieje się tak, ponieważ te kwestie są w większości adresowane przez ten dział, a skargi kierowane do dyrektorów firmy najprawdopodobniej zostaną przekazane najpierw do działu klienta.
    •  
    • W takim przypadku pracownicy działu obsługi klienta mogą od początku podejść do Twojej skargi, ponieważ próbowałeś je ominąć.
    •  
    • Pamiętaj, że pisząc skargę do dyrektora firmy lub innej wysoko postawionej osoby, musisz napisać bardzo wyraźnie, krótko i profesjonalnie, ponieważ ta osoba nie ma informacji o pierwotnym incydencie.
    •  
           
  4.  
  5.             3      Jeśli chcesz iść legalnie, znajdź adwokata. On będzie wiedział, jak działać poprawnie. Pamiętaj, że adwokaci powinni być twoją ostatnią opcją, a kiedy poradzisz sobie z problemem z nimi, firma potraktuje twoją skargę w negatywny sposób i nie będzie chciała negocjować odszkodowania.       
  6.  
             

Wskazówki .

                  

Ostrzeżenie .

      

         (3)                   
Edukacja i komunikacja popularny:
Jak odrabiać zadania domowe.

Jak obliczyć objętość stożka.

Jak napisać mowę informacyjną.

Jako japońskie życzenie urodzin.

Jak dezaktywować moje konto na Facebooku.

Aby usunąć zdjęcia z serwisu Instagram.

Jak używać terminów kto i kto.

Jak napisać przemówienie.

Jak obliczyć tempo wzrostu.

Jak zdobyć więcej batów na Facebooku.

Jak życzyć francuskiej dobrej nocy.

Jak poprosić o podwyżkę wynagrodzenia.

Jak uczyć się angielskiego.

Jak przesłać wideo na Facebooka.

Jak podziękować w języku koreańskim.

Jak chronić środowisko.

Jak obliczyć zawartość formacji geometrycznych.

Jak stworzyć serce na Facebooku.

Jak przestać żałować swoich decyzji.

Jak przygotować mowę.

Jak zablokować i odblokować użytkowników na Instagramie.