Home \ ��wiat pracy
 

Bycie dobrym sekretarzem.

 

Każde biuro, które chce zaprezentować publicznie, potrzebuje sekretarza lub recepcjonistki. Chociaż najważniejsze jest, aby komunikować się przez telefon i e-mail, konieczne jest również nauczenie się, jak komunikować się od samego początku. Często sekretarka jest pierwszą osobą, która widzi, kiedy wchodzi do biura lub sklepu. I pierwsze wrażenie jest ważne!

              

Procedura .

    

  Część 1      Dobra umiejętność  .

    
     
  1.            1      Musisz mieć świetne umiejętności organizacyjne. Recepcjonistami są ludzie, którzy reprezentują oblicze społeczeństwa. Klienci mówią do nich jako pierwsi, a ich koledzy często mówią im o tych informacjach. Poza telefonami i wprowadzaniem odwiedzających, sekretarki często rozwiązują klientów, organizują imprezy, spotkania itp. Z taką odpowiedzialnością muszą mieć doskonałe umiejętności organizacyjne i wiedzieć, jak radzić sobie z większą liczbą rzeczy naraz. Nie można wytrzymać w takiej pracy zbyt długo, chyba że poradzi sobie z większą ilością rzeczy naraz i zachowa się profesjonalnie.  
       
    • Najlepiej zainwestować w system archiwizacji, który Ci odpowiada. Ważne jest, aby dzielić artykuły i informacje na kategorie, aby mieć natychmiastowy dostęp do nich. Aby uzyskać wszystkie informacje, zachowaj swoje specjalne foldery i zorganizuj system, aby dobrze go znać, nawet jeśli oznacza to, że masz wszystkie kolorowe papiery.
    •  
    • Bycie zorganizowanym oznacza także motywację i brak potrzeby, aby inni ludzie mówili ci, co masz robić. Jeśli jesteś zorganizowany, będziesz wiedział, jakie zadania musisz wykonać każdego dnia, a będziesz je wykonywać w rozsądnej kolejności.
    •  
    • Zachowaj numery telefonów (wiele numerów telefonów) - współpracownicy, pracownicy, kontrahenci, sprzedawcy, kontakty alarmowe itp. Wcześniej czy później ich potrzebujesz. Zapisz numery telefonów w programie komputerowym.
    •  
           
  2.  
  3.             2      Powinieneś wiedzieć coś o technologii. Telefon to główna technologiczna wygoda, którą recepcjoniści napotykają podczas pracy. Musisz wiedzieć, które przyciski przełącznika chcesz wycisnąć. Musisz również być w stanie obsłużyć twój komputer. Większość sekretarek korzysta z poczty e-mail i Word. Dobrze jest również wiedzieć, jak prawidłowo tworzyć skoroszyt w programie Excel i jak korzystać z programów branżowych.  
       
    • Należy pamiętać, że jeśli kopiarka, skaner lub drukarka znajduje się blisko biurka, inne osoby przyjmą za pewnik, że będzie obsługiwać (lub rozwiązywać problemy z tymi urządzeniami). Dowiedz się, jakie masz maszyny w biurze i naucz się rozwiązywać podstawowe problemy, które mogą się z nimi wiązać.
    •  
           
  4.  
  5.             3      Bądź niezawodny. Sekretarz jest zawsze przy biurku - gdy ktoś dzwoni, a telefon się nie podnosi, firma nie zrobi dobrego wrażenia. Staraj się być niezawodny. Jeśli możesz zrobić to swojemu przełożonemu i dobrze wykonywać swoją pracę, będziesz niezbędny.        
  6.  
  7.             4      Pracuj nad swoim słuchaniem. Integralną częścią pracy recepcjonisty jest słuchanie ludzi - telefonicznie lub bezpośrednio przy biurku. Kiedy będziesz w stanie słuchać, będziesz pracował wydajniej - będziesz w stanie szybciej rozwiązywać problemy i będziesz mógł połączyć klienta z ludźmi, którzy mogą pomóc.        
  8.  
  9.             5      Rób notatki. Jeśli szef cię o coś zapyta, napisz co masz zrobić. Jeśli klient dzwoni, napisz wszystko, co ci powie (imię i nazwisko, dane kontaktowe, czego chce, itp.). Uwagi są świetnym sposobem na utrzymanie porządku i upewnij się, że nie zapomnisz o niczym w ciągu dnia. Przechowuj swoje notatki ze sobą wszędzie. Będziesz zaskoczony, jak bardzo będą dla ciebie użyteczne, zwłaszcza gdy spróbujesz przypomnieć sobie nazwisko osoby, która zadzwoniła do ciebie kilka godzin temu.  
       
    • Pisz swoje raporty w szczegółach i zawsze powtarzaj dzwoniącego, który właśnie napisałeś. Powtórz informacje kontaktowe, aby upewnić się, że wszystko masz w zasięgu ręki.
    •  
           
  10.  
  11.             6      Trzymaj telefon i zacznij od powitania, na przykład: "Witaj, zadzwoniłeś do firmy ____, mam na imię ____. Jak mogę pomóc? "Posłuchaj pierwszego lub drugiego dzwonka, nie jest dobrze pozwolić ludziom czekać (trwa to dłużej, niż ci się wydawało).  
       
    • Słuchaj uważnie, kiedy dzwoniący mówi nazwisko osoby, którą chce uzyskać. Powtórz w razie potrzeby. Telefony komórkowe często anulują głos. Jeśli nazwa jest skomplikowana, napisz jej wymowę.
    •  
    • Aby rozmawiać przez telefon, użyj standardowych zwrotów, takich jak "Przytrzymaj chwilę" lub "Przykro mi, ale Pan Smith nie rozmawia przez telefon. Czy chcesz poczekać, czy chcesz zostawić wiadomość? "Zawsze traktuj się dobrze i staraj się prowadzić całą rozmowę.
    •  
           
  12.  
  13.             7      Musisz nauczyć się odbierać przesyłki dla innych gości i pracowników. Konieczne może być również podpisywanie dokumentów dla tych pozycji. Twój podpis powinien być zawsze czytelny. Powinieneś również móc wysłać kuriera z przesyłką na dokładne miejsce dostawy. Skontaktuj się z odpowiednim personelem.        
  14.  
  15.             8      Zachowaj wszystkich klientów w porządku i spełnij ich wymagania. Kiedy klienci mówią, kim są i kogo szukają, skontaktuj się z tą osobą i powiedz im, kto przyszedł. Domyślnie "Pan Novák, Pan Vosátko z XYZ przybył na twoje spotkanie o godzinie drugiej." Zawsze wpisuj imię i nazwisko oraz nazwę gościa lub organizacji klienta. Dobrze jest też zapytać, czy mają spotkanie i jak długo to potrwa. Możesz im powiedzieć: "Pan Novák będzie tuż obok ciebie" albo "Pan Novák właśnie przybędzie na spotkanie i będzie tam za pięć minut. Możesz usiąść. Dziękuję. "                  
  16.  
             

  Część 2      Przedstaw poprawnie  .

    
     
  1.             1      Bądź pozytywny. Jak już wspomniano, sekretarki są w rzeczywistości twarzami firmy - klienci traktują ją jak pierwszą i muszą odpowiadać na pytania wszystkich osób wchodzących do biura lub budynku. Nikt nie chce być przyjmowany przez kwaśną ekspresję. Zawsze staraj się uśmiechnąć na twoją twarz i podejdź do niej pozytywnie. Miej cierpliwość do nieprzyjemnych klientów.  
       
    • Gdy spotkasz nieprzyjemnego klienta, przypomnij sobie, że jesteś silną i szczęśliwą osobą. Powiedzmy, że zachowuje się niewłaściwie, ponieważ jest sfrustrowany i próbuje go uspokoić. Pamiętaj jednak, że to nie twoja wina, co się stało. Lepiej jest zachować zimną głowę i powstrzymywać wybuchy wściekłości.
    •  
           
  2.  
  3.             2      Przygotuj powitanie. Ważne jest, aby powitać klientów w przyjazny sposób. Nawet jeśli spojrzysz na swoją pracę, powinieneś ją pozdrowić, aby czuli się dobrze i wiedzieli, że ją zauważyłeś.  
       
    • Na przykład klienci mogą powitać: "Witaj, Panie ____. Usiądź tutaj, pan Novák będzie na chwilę. "
    •  
           
  4.  
  5.             3      Bądź szczery i pełen szacunku. Traktuj wszystkich tak, jakby byli najważniejszymi ludźmi na świecie. To twoja praca - nikt nie dba o to, żebyś miał zły dzień od rana albo, że zgubiłeś swoją ulubioną płytę CD. Zostaw swoje osobiste sprawy w domu, a nawet jeśli nie możesz szanować swoich klientów, przynajmniej zrób to. Staraj się zachowywać zrelaksowany i zadowolony.        
  6.  
  7.             4      Ubierz się prawidłowo. Reprezentujesz firmę, więc powinieneś się ubierać. Kup wysokiej jakości ubrania w biurze. Jeśli jesteś sekretarką, na przykład w sklepie odzieżowym, możesz nosić markę, którą reprezentujesz. Ubierz się konserwatywnie, jeśli nie pracujesz w branży mody, na przykład, gdzie podkreśla się inne rzeczy.  
       
    • Dowiedz się, czy musisz nosić określony rodzaj odzieży. Możesz nosić sukienki, ale najlepsze są stroje (dresy i odzież rekreacyjna nie należą do biura).
    •  
           
  8.  
  9.   5     Staraj się zachować profesjonalny wygląd.     
  10.  
             

Wskazówki .

                  

Ostrzeżenie .

               (1)            
��wiat pracy popularny: