Home \ Świat pracy
 

Jak pisać notatki ze spotkania.

 

Czy wybrałeś sekretarza komisji, do którego należysz? Gratulacje. Czy wiesz, jak poprawnie pisać notatki ze spotkania? Niezależnie od tego, czy Twoim zadaniem jest pisanie notatek z spotkań prawnych czy praca w mniej formalnym środowisku, ważne jest, aby wiedzieć, jak to zrobić.

              

Procedura .

    

    1      Przygotuj  .

    
     
  1.            1      Poznaj zasady spotkań w swojej organizacji. Jeśli sekretarka napisała formalne uwagi, dowiedz się, jakie zasady musisz przestrzegać. W nieformalnym ustawieniu dowiedz się, co powinny zawierać notatki i do czego są przeznaczone.  
       
    • Jako dyktafon, musisz nauczyć się zasad pisania. Zapoznaj się z Regulaminem Zamówienia, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.
    •  
    • Powinieneś dobrze znać swoją rolę. Niektórzy autorzy nie uczestniczą w spotkaniu, inni robią notatki i biorą udział w dyskusji. W każdym razie notatka nie powinna być napisana przez osoby, które odgrywają ważną rolę w spotkaniu (na przykład przewodniczący).  
    •  
           
  2.  
  3.             2      Przygotuj szablon. Uwagi zawsze zawierają prawie te same informacje, a szablon pozwala zachować spójny format. Zostaw miejsce na dodatkowe informacje.  
       
    • Nazwa organizacji.
    •  
    • Typ spotkania - regularne cotygodniowe spotkanie, mniejsze posiedzenie komisji lub spotkanie specjalne?
    •  
    • Data, miejsce i godzina. Pozostaw miejsce na wpisanie początku i końca spotkania.
    •  
    • Nazwisko przewodniczącego i nazwisko sekretarza lub jego zastępców.
    •  
    • Lista uczestników i wymówek. Chodzi o frekwencję. Sprawdź, czy istnieje potrzeba posiadania określonej liczby głosów.
    •  
    • Miejsce podpisu. Jako pisarz zawsze będziesz musiał podpisać swoje notatki. Może być konieczne ponowne podpisanie listu po zatwierdzeniu przez dyrektorów.
    •  
    • Porządek obrad, jeśli ma spotkanie. Jeśli przewodniczący nie chce porządku obrad, prawdopodobnie będzie gotowy. Gdy masz porządek, ułatwi ci to pracę z notatkami.
    •  
           
  4.  
  5.             3      Weź ze sobą notebooka lub laptopa. Weź to, co możesz zrobić lepiej. Jeśli często jesteś pisarzem spotkania, przygotuj specjalny skoroszyt do tego celu lub utwórz folder na swoim komputerze. 
       
    • Jeśli również zapisałeś notatki na poprzednim spotkaniu i nie zostały jeszcze zatwierdzone, weź je ze sobą.
    •  
    • Dobrze jest wziąć rejestrator, ale nie należy go używać jako zamiennika do pisania notatek. Jeśli nagrywasz spotkanie, poproś wszystkich uczestników o zatwierdzenie i nie zastępuj słów po słowie przez całe spotkanie.
    •  
    • Gdy nauczysz się szablonu, będziesz w stanie lepiej pisać, ale nie jest to konieczne. Nie powinieneś przepisywać całego spotkania.
    •  
    • Jeśli musisz pisać notatki publicznie, użyj projektora. Musisz mieć możliwość pisania notatek, abyś mógł je później zabrać do domu i nadpisać.  
    •  
                     
  6.  
             

    2      Zapisuj notatki na spotkaniach  .

    
     
  1.             1      Rozprowadź obecny arkusz obecności. Gdy tylko nadejdą, niech papier, który wszyscy podpisują i podadzą swoje dane kontaktowe, zostanie przeniesiony. Później, dzięki temu artykułowi, będziesz mógł wypełnić sekcję obecności w szablonie.  
       
    • Jeśli nie znasz większości obecnych, nakreśl kolejność spotkań i poproś, aby wypełnili swoje nazwiska w odpowiednich miejscach. Trzymaj tę ulotkę na wyciągnięcie ręki, aby ludzie mogli dotrzeć do nazwisk podczas spotkania.  
    •  
           
  2.  
  3.             2      Wypełnij jak najwięcej szablonu. Po rozpoczęciu spotkania zapisz nazwę organizacji, datę i godzinę oraz typ spotkania. Po rozpoczęciu spotkania zapisz dokładną godzinę.  
       
    • Jeśli nie masz szablonu, zapisz tę informację na górze swoich notatek.
    •  
    • Aby uzyskać specjalne spotkanie, ukryj wiadomość e-mail lub wiadomość. Po uzupełnieniu komentarzy powinieneś dołączyć go do dokumentu.
    •  
           
  4.  
  5.             3      Zapisz wynik pierwszego spotkania. Większość oficjalnych spotkań rozpoczyna się od negocjacji w sprawie agendy. Jeśli spotkanie rozpoczyna się od innej negocjacji, zapisz wszystkie ważne informacje:  
       
    • Dokładne brzmienie wniosku. W przeważającej części wygląda to tak: "Proponuję przyjąć tę agendę."
    •  
    • Nazwisko osoby, która złożyła wniosek.
    •  
    • Wynik głosowania (propozycja przyjęta, propozycja odrzucona).
    •  
    • Możesz poprosić członków zgromadzenia o składanie dłuższych propozycji na piśmie. Jeśli masz z tym jakiś problem, poproś oficjalnie szefa spotkania przed spotkaniem o przesłanie propozycji na określoną liczbę słów na piśmie.  
    •  
    • Jeśli napisałeś program, możesz także brać udział w dyskusjach i zgłaszać sugestie, a także pisać notatki. Nie ma problemu, musisz być obiektywny i pisać to, co mówisz.
    •  
           
  6.  
  7.   4      Zapisz wszystkie inne sugestie, które padną na spotkanie. Posłuchaj uważnie tego, co lubią członkowie, ale nie zapisuj. Jeśli chodzi o inną propozycję, zapisz wszystkie ważne informacje.  
       
    • Pamiętaj, że każda propozycja powinna zawierać dokładne sformułowanie, nazwisko osoby, która je zgłosiła i wynik głosowania.
    •  
    • Niektóre sugestie wymagają wsparcia dla kibiców. Jeśli ktoś powie: "Popieram tę sugestię", zapisz to.
    •  
    • Jeśli nie znasz nazwiska osoby, która sporządziła wniosek lub chcesz powtórzyć jego nazwisko, zatrzymaj spotkanie i poproś o to. Konieczne jest dokładne podanie wszystkich informacji.
    •  
    • Jeśli wersja robocza została zmodyfikowana, napisz nowe słowa w notatkach. Jeśli zmiana nie jest kontrowersyjna i nie wymaga dyskusji, nie jest konieczne zapisywanie, że nastąpiła zmiana.  
    •  
           
  8.  
  9.             5      Posłuchaj wiadomości i poproś o kopie. Kiedy na spotkaniu czytany jest biuletyn lub wiadomość, wysłuchaj i zapisz nazwisko osoby czytającej. Jeśli do wiadomości dołączona jest wersja robocza, zapisz ją jak każdą inną sugestię. 
       
    • Na koniec spotkania praktyczne jest ubieganie się o kopie wszystkich dokumentów. Dołączasz te kopie do gotowych notatek.
    •  
    • Jeśli nie można uzyskać kopii, zapisz, gdzie możesz zajrzeć do oryginalnego dokumentu. Być może będziesz musiał zapytać po spotkaniu.
    •  
    • Jeśli ktoś złoży ustny raport (zamiast przeczytać pisemny dokument), napisz krótkie i obiektywne podsumowanie. Nie wchodź w szczegóły i dosłownie cytuj mówcę.  
    •  
           
  10.  
  11.             6      Zapisz wszystkie zapisane lub ukończone zadania. Obejmuje to sprawdzenie wcześniej zapisanych zadań, a także nowych zadań. Na przykład, jeśli ktoś został poproszony o napisanie listu, zapisz jego imię i instrukcje, które otrzymał.  
       
    • W zależności od tego, jak formalne jest spotkanie - niektóre z tych zadań mogą podlegać sugestiom. Na mniej formalnych spotkaniach będziesz musiał sam zdecydować.
    •  
    • Jeśli na posiedzeniu podjęto jakąkolwiek decyzję, podaj powody.
    •  
           
  12.  
  13.             7      Zapisz wszystkie swoje zastrzeżenia i decyzje. Ilekroć pojawi się sprzeciw, zapisz go i nie zapomnij wspomnieć o decyzji Prezydenta.        
  14.  
  15.   8      Jeśli to konieczne, napisz streszczenie dyskusji. Oficjalne komentarze powinny zawierać tylko to, co się wydarzyło, a nie to, co mówili członkowie spotkania. Będziesz jednak musiał przestrzegać wymagań swojej organizacji.  
       
    • Pisząc dyskusję, bądź obiektywny. Podawaj konkretne punkty, a nie opinie i ogranicz stosowanie przymiotników i przysłówków. Powinieneś napisać rzeczowo i oschle.  
    •  
    • Nie pisz o ludziach używających imion. Jest to szczególnie ważne podczas pisania obelg, które mogą kogoś urazić.
    •  
           
  16.  
  17.             9      Uzupełnij notatkę na końcu spotkania. Zapisz czas spotkania i odbierz wszystkie kopie dokumentów, których będziesz potrzebować.  
       
    • Przejrzyj swoje notatki, aby je przegapić i zrozumieć wszystko. Jeśli chcesz coś wyjaśnić, zapytaj zanim członkowie spotkania odejdą.
    •  
           
  18.  
             

    3      Transkrypcja notatek  .

    
     
  1.   1      Zacznij nadpisywać notatki tak szybko, jak to możliwe. Najlepiej zacząć transkrypcję natychmiast po spotkaniu, aż wszystko sobie przypomnisz.        
  2.  
  3.             2      Ponownie wydrukuj odręczne notatki na swoim komputerze. Możliwe, że zapisałeś notatki na swoim komputerze już podczas spotkania. Zapisz te pliki i otwórz nowy plik, aby zastąpić notatki w prawidłowym formacie.        
  4.  
  5.             3      Powinieneś pisać w zgrabnych paragrafach. Każda propozycja, decyzja lub sprzeciw powinny mieć swój własny paragraf. Podczas formatowania pamiętaj o następujących kwestiach:  
       
    • Pisownia i gramatyka. Użyj automatycznego sprawdzania pisowni.
    •  
    • Ten sam czasownik. Wybierz obecny lub miniony czas i nie niszcz ich.
    •  
    • Prosty i dokładny język. Zastąp słowa pochwalne dokładnymi słowami i unikaj opisów gówna.
    •  
    • Zapisuj tylko akcje i zadania, nie mów. Jeśli nie musisz pisać dyskusji, powinieneś skupić się na ich wynikach.
    •  
    • Obiektywność. Twoja własna opinia nie powinna wynikać z notatek. Powinieneś podać całkowicie obiektywne podsumowanie.
    •  
    • Zapisuj tylko akcje i zadania, nie mów. Jeśli nie musisz pisać dyskusji, powinieneś skupić się na ich wynikach.
    •  
    • Oznacz wszystkie strony cyframi.
    •  
           
  6.  
  7.             4      Wyślij swoje komentarze do członków spotkania. Wyślij każdemu członkowi spotkania kopię swoich notatek. Jeśli nie masz danych kontaktowych wszystkich członków, poproś ich o spotkanie z menedżerem spotkania.        
  8.  
  9.   5      Zatwierdź swoje notatki. Możliwe, że będziesz musiał przeczytać notatki na następne spotkanie i przesłać je do zatwierdzenia. W przypadku ich zatwierdzenia zapisz go.
       
    • Jeśli najpierw trzeba dokonać edycji notatek, zapisz zmiany i wypowiedz na końcu notatek, że notatki zostały edytowane. Nie opisuj każdej zmiany osobno.
    •  
    • Jeśli pojawi się sugestia edytowania komentarzy po ich zatwierdzeniu, napisz dokładne brzmienie tej propozycji i wynik decyzji.
    •  
           
  10.  
             

Wskazówki .

                  

Ostrzeżenie .

               (12)                     
Świat pracy popularny:
Jak zostać modelem ręcznie.

Jak napisać wszystkie dziesięć.

Jak uniknąć kradzieży tożsamości.

Jak uniknąć kradzieży tożsamości.

Jak ubrać się w stylu casual.

Jak napisać wszystkie dziesięć.

Jak zostać producentem muzycznym.

Praca w ONZ.

Jak zarabiać w Internecie.

Jak zostać klaunem.

Jak zostać producentem muzycznym.

Jak zdobyć pracę.

Bycie dobrym sprzedawcą.

Jak przygotować porządek obrad.

Jak się zdefiniować.

Jak być mniej krępującym.

Bycie pisarzem.

Jak uniknąć kradzieży tożsamości.

Jak być mniej krępującym.

Jak zdobyć pracę barmana.

Jak podbić świat męskiego modelowania.