Home \ Świat pracy
 

Jak przygotować porządek obrad.

 

Zorganizowane spotkanie musi mieć dobrze przygotowany program. Nie pozwól, aby spotkanie się rozciągało i było bezużyteczne, ponieważ nie będziesz mieć planu, który możesz utrzymać. Przygotowując szczegółowy, ale elastyczny program, możesz udać się na spotkanie i wszystko spełnić w jak najkrótszym czasie. Niezależnie od tego, czy chcesz napisać własną agendę, czy użyć szablonu, ten artykuł Ci pomoże.

              

Procedura .

    

  Część 1      Jak napisać porządek obrad  .

     Napisz porządek obrad  
     
  1.            1      Rozpocznij od imienia i nazwiska. Każdy ważny dokument musi mieć swoją nazwę, a żaden program nie jest wyjątkiem. Tytuł powinien powiedzieć czytelnikowi dwie rzeczy: po pierwsze, jest to porządek obrad, a po drugie, jaki temat zostanie poruszony na spotkaniu. Kiedy wymyślisz nazwę, zapisz ją na górze pustego dokumentu. Nie musisz pisać nic skomplikowanego - proste nazwy są najlepsze.  
       
    • Porzuć pokusę używania dużych i dekoracyjnych czcionek. W większości sytuacji najlepiej będzie użyć zwykłej czcionki Times New Roman lub Calibri. Tytuł powinien być równie duży jak reszta dokumentu (lub tylko nieco większa). Należy pamiętać, że celem tego tytułu jest poinformowanie czytelnika o tym, co mają przed sobą, a nie zabawianie ich.
    •  
           
  2.  
  3.             2      Podaj wszystkie niezbędne informacje (kto, kiedy, gdzie i co) do nagłówka. Zapisz nagłówek każdego programu, który różni się w zależności od tego, o czym jest spotkanie i od tego, jak będzie formalnie. Nagłówek zwykle znajduje się pod nazwą agendy. Ogólnie rzecz biorąc, powinien zawierać faktyczne szczegóły dotyczące spotkania, które może nie mieć nic wspólnego z tematem spotkania. Nagłówek powie ludziom, kiedy i gdzie odbędzie się spotkanie oraz kto będzie uczestniczył. Poniżej znajdują się informacje, które należy uwzględnić w nagłówku. Bez względu na to, co wybierzesz, musisz to wyraźnie zaznaczyć (najlepiej użyć pogrubienia):  
       
    • Data i godzina: możesz je zapisać obok siebie lub osobno.
    •  
    • Miejsce: jeśli istnieje wiele opcji, powinieneś wpisać cały adres. Jeśli istnieje tylko jedno miejsce, w którym spotkanie może się odbyć w firmie, wpisz tylko numer piętra i numer drzwi (na przykład salę konferencyjną, drzwi 303).
    •  
    • Uczestnicy: Możesz także podać nazwy swoich pozycji, ale nie jest to konieczne.
    •  
    • Goście specjalni: mogą to być różni mówcy, goście lub menedżerowie spotkań.
    •  
           
  4.  
  5.             3      Napisz krótkie podsumowanie spotkania. Spotkania, które nie mają wyraźnego celu, wiążą się z ryzykiem utraty czasu, ponieważ uczestnicy będą musieli uzgodnić, co z tym zrobić. Pozostaw jeden wiersz w nagłówku i napisz krótkie podsumowanie tego, co zostanie zaadresowane na spotkaniu. Nagłówek tej sekcji może być, na przykład, "Cele" lub "Cel spotkania." Napisz kilka zdań o celach spotkania i opisz, co zrobią uczestnicy.  
       
    • Na przykład, jeśli chcesz napisać podsumowanie spotkania budżetowego, napisz: "Cel spotkania: omówienie najważniejszych celów budżetowych na rok obrotowy 2014/2015 i kontrola wydatków długoterminowych. Ponadto pan Feldman przedstawi wyniki badania konkurencyjności. "
    •  
    • Jeśli kiedykolwiek napisałeś fragment z projektu naukowego, weź tę sekcję jako streszczenie lub streszczenie pracy naukowej. W zasadzie powinieneś pokazać to, co chcesz adresować na spotkaniu, bez konieczności wchodzenia w szczegóły.
    •  
           
  6.  
  7.             4      Zapisz główne punkty spotkania. Kiedy planujesz spotkanie, unikasz rozciągania. Po podsumowaniu pomiń jedną linię i rozpocznij planowanie głównych punktów spotkania. Napisz każdy punkt (który powinien pasować do głównych tematów dyskusji). Każda pozycja powinna być napisana specjalną linią.  
       
    • Zaznacz każdy punkt, gdy chcesz, lub liczbę. Wybierz jeden system i bądź konsekwentny. Kiedy to zmienisz, program będzie nieprofesjonalny.
    •  
    • Innymi słowy, powinieneś oznaczyć każdy punkt spotkania w czasie lub po prostu wskazać, jak długo go wydasz. Na przykład możesz napisać "Wprowadzenie - 14.00-14.05" lub "Wprowadzenie - 5 minut". Jednak nie możesz obrócić tych dwóch typów rejestracji.
    •  
           
  8.  
  9.             5      Zrób miejsce dla gości specjalnych w harmonogramie. Jeśli są goście, którzy będą mówić o ważnych rzeczach, powinieneś dać im wystarczająco dużo czasu. Zaplanuj dla każdego gościa pewną ilość czasu, nawet jeśli będzie mówił o innych rzeczach. Umożliwi to każdemu z nich uporządkowanie tematów według własnego uznania.  
       
    • Skontaktuj się z gośćmi z wyprzedzeniem i zapytaj ich, ile czasu potrzebuje na temat.
    •  
           
  10.  
  11.             6      Zostaw swoje pytania i odpowiedzi na końcu spotkania. W tym czasie ludzie będą mogli zadawać pytania, których nie rozumieją, oferować własne sugestie i opinie, wskazówki dotyczące kolejnych spotkań itp. Możesz zapisać tę część spotkania w harmonogramie na końcu lub możesz umieścić ją na końcu spotkania ustnie.  
       
    • Jeśli dojdziesz do końca i nikt nie ma żadnych pytań ani komentarzy, możesz zakończyć spotkanie wcześniej. Uczestnicy z pewnością to docenią.
    •  
           
  12.  
  13.             7      Przedstaw zarys głównych tematów dyskusji. Harmonogram dyskusji jest zazwyczaj najważniejszą częścią programu - czego ludzie będą szukać. Nie ma potrzeby zajmowania się szczegółami, ale jeśli dodasz krótszy harmonogram do każdego głównego punktu, pomożesz wszystkim uczestnikom wyjaśnić, co zostanie zaadresowane. Sylabus umożliwi wszystkim uczestnikom zapoznanie się z tematami dyskusji. Oto przykład takiego zarysu. Możesz użyć go jako szablonu do własnego programu nauczania:  
       
    •  
       
       
       
      I. Ważne komponenty budżetu
       
       
       
       
         
      •  
         
         
         
        A. Budżet podróży służbowych
         
        B. Opłaty dla dealerów
         
         
         
         
           
        •  
           
           
           
          i. Dyskutuj o lepszych warunkach?
           
           
           
           
        •  
         
         
         
         
        C. Koszty Lobbingu
         
         
         
         
      •  
       
       
       
       
      II. Środki zwiększające zysk
       
       
       
       
         
      •  
         
         
         
        A. Alternatywne rozwiązania
         
         
         
         
           
        •  
           
           
           
          i. Wprowadzenie opcji klienta  
          ii. Uzyskaj opinię
           
           
           
           
        •  
         
         
         
         
        B. Ponowna inwestycja w technologie mobilne
         
         
         
         
      •  
       
       
       
       
      .... i tak dalej.
       
       
       
       
    •  
           
  14.  
  15.             8      Sprawdź swoją agendę, aby zobaczyć, czy masz jakieś błędy. Niektórzy uczestnicy polegają na porządku obrad, więc sprawdź błędy. To nie tylko przyzwoitość - to także pokazanie, że patrzysz na szczegóły i jesteś we właściwym miejscu.  
       
    • Ponadto zaoszczędzisz nieprzyjemne opinie ludzi, którzy zauważą twoje błędy i pomyślą, że nie jesteś ostrożny. Jeśli nie naprawisz błędów, możesz być zażenowany przez ważnych gości.
    •  
                     
  16.  
  Używanie szablonu do pisania porządku obrad  
     
  1.             1      Użyj szablonu znalezionego w edytorze tekstu. Wiele programów, takich jak pakiet Microsoft Office, strony na komputery Mac i inne, zawiera wstępnie ustawione szablony do tworzenia programów. Szablony te ułatwią Ci tworzenie profesjonalnego dokumentu. Znajdziesz je ułożone w logiczne sekcje, które wyglądają bardzo ładnie - po prostu wypełnij informacje w odpowiednich polach i gotowe.  
       
    • Każdy program jest nieco inny, ale większość z nich umożliwia wybór szablonu za pomocą menu w górnej części okna.
    •  
    • Jeśli masz szablon do wyboru, ale nie masz go pasującego do agendy, możesz go pobrać ze strony internetowej programu. Na przykład szablony Microsoft Word można znaleźć na stronie office.microsoft.com, a szablony stron dla komputerów Mac można znaleźć w sklepie Apple App Store.
    •  
           
  2.  
  3.             2      Możesz również pobrać szablon z innych witryn. Jeśli program nie oferuje odpowiedniego szablonu i nie można go znaleźć na swojej stronie internetowej, można go znaleźć w Internecie. Na przykład napisz "szablon porządku spotkania" w Google i znajdź ich wiele. Nie wszystkie z tych szablonów będą pochodzić z odpowiednich źródeł, więc musisz je ostrożnie wybierać. Oto strony internetowe, na których możesz wybrać odpowiedni szablon:  
       
    • Zapisywanie szablonów programu Word - ta strona oferuje wiele szablonów dla programu Microsoft Word.
    •  
    • Szablony słów online - kolejna wielka strona ze słowami. Niestety oferuje tylko ograniczoną liczbę szablonów.
    •  
    • iWorkCommunity - Dobry szablon strony dla stron. Większość z nich dotyczy jednak tylko starszych wersji tej aplikacji.
    •  
    • Użyj App Store i spróbuj znaleźć różne inne szablony. Niektóre z nich będą musiały zapłacić za niektóre z nich.  
    •  
           
  4.  
  5.             3      Wypełnij wszystkie pola w szablonie. Po znalezieniu odpowiedniego szablonu w programie lub pobraniu go, po prostu wypełnij go. Większość szablonów ma wyraźnie zdefiniowane pola dla nazw, dat, tematów dyskusji, głównych punktów itp. Wypełnij wszystkie pola, aby przygotować cały plan. Na koniec sprawdź to i upewnij się, że nie masz w nim błędów. Szablony są wygodne, ale nie sprawdzają pisowni ani gramatyki.  
       
    • Nie zostawiaj pustych pól. Gdy masz puste pole w agendzie, będzie wyglądać nieprofesjonalnie. Jeśli masz szablon z polami, których nie chcesz wypełnić, lepiej je wszystkie skasuj.
    •  
           
  6.  
  7.             4      Dostosuj agendę tak, aby pasowała do Ciebie. Szablony agend są wygodne, ale nie musisz ich dokładać. Upewnij się, że dostosowujesz je trochę, aby spełniały standardy firmy i pasowały do ​​spotkania.  
       
    • Jeśli na przykład podoba Ci się wygląd szablonu, który ma zbyt duży nagłówek, usuń go z kilku linii i edytuj, aby pasował do Twojego wyglądu. Nie wolno jednak zakłócać jego formatowania i należy postarać się, aby dokument wyglądał ładnie.
    •  
           
  8.  
             

  Część 2      Najlepsze sposoby na wykorzystanie agendy  .

    
     
  1.             1      Zaplanuj najważniejsze tematy na początek. Planując spotkania, dobrze jest najpierw zajmować się najważniejszymi tematami. Zapewnisz, że wszyscy będą mogli rozmawiać o tym, co najważniejsze, kiedy wciąż będą mieć wystarczająco dużo energii, a także, gdy zdarzy się, że spotkanie zakończy się wcześniej, będziesz mieć pewność, że wszystkie ważne rzeczy zdążyły przedyskutować.  
       
    • Spotkania często nie przestrzegają harmonogramu. Jeśli niepotrzebne rzeczy zaczną się nieplanowane podczas spotkania, dobrym pomysłem może być ustalenie nowego terminu i przygotowanie drugiego spotkania. Kiedy nie osiągniesz tego, co najważniejsze, spotkanie nie spełni swojego celu, co będzie frustrujące i kłopotliwe. Dlatego ważne jest, aby od samego początku przygotowywać wszystkie ważne tematy.
    •  
           
  2.  
  3.             2      Zachowaj porządek, ale bądź elastyczny. Istnieje ryzyko, że spotkanie nie zostanie zaplanowane podczas planowania spotkania. Pracownicy nie lubią długich spotkań, które są w większości nudne i wymagają czasu, aby wykonać prawdziwą pracę. Jeśli chcesz się upewnić, że spotkanie się nie rozciąga, obserwuj zegar i spróbuj zmienić temat w odpowiednim czasie. Na przykład powiedz: "Jeśli chcemy skończyć na czas, będziemy musieli zacząć przyglądać się następującemu tematowi".  
       
    • Jednakże spotkania często nie kończą się tak, jak to sobie wyobrażamy, dlatego przygotuj się na spotkanie. Bądź elastyczny i spróbuj omówić jak najwięcej tematów w jak najkrótszym czasie. Jeśli jeden temat jest rozciągnięty, musisz spróbować skrócić inne tematy lub usunąć mniej ważne miejsca spotkań.
    •  
           
  4.  
  5.             3      Zapisz porządek obrad w odpowiednim czasie. Agendy nie są tak ważne jak inne dokumenty biznesowe (takie jak wiadomości, prezentacje itp.), Ale powinieneś napisać je z dużym wyprzedzeniem i upewnić się, że są tak profesjonalne, jak to możliwe, szczególnie jeśli są rozdawane kolegom przed spotkaniem. Zacznij więc od agendy tak szybko, jak to możliwe.  
       
    • Gdy zaczniesz wcześniej, będziesz mieć czas na przekazanie swoich opinii przed spotkaniem. Kiedy odpowiednio wcześnie wyślesz swoich kolegów i krewnych, pomogą ci uzupełnić brakujące informacje i być może powie Ci inne rzeczy, które wcześniej nie były znane. Kiedy czekasz na ostatnią chwilę, nie będziesz miał czasu, aby uzyskać tę opinię.
    •  
    • Chociaż możliwe jest pisanie porządku obrad na regularnym, codziennym spotkaniu tuż przed spotkaniem, ważne spotkania wymagają tygodni przygotowań.
    •  
           
  6.  
  7.             4      Wyślij uczestnikom spotkania porządek obrad przed spotkaniem. Jeśli chcesz się upewnić, że wszyscy przyjeżdżają na spotkanie wiedząc, co robić, należy wysłać agendę tak szybko, jak to możliwe. To zależy od twojej polityki korporacyjnej. Czasami będziesz musiał wysłać agendę pocztą e-mail, czasami będziesz musiał wydrukować i rozprowadzić ją osobiście. W każdym razie konieczne jest, aby w porządku obrad nie było błędów technicznych ani gramatycznych.  
       
    • Zależy od tego, jak ważne jest twoje spotkanie. Powinieneś rozpowszechnić agendę przynajmniej na kilka godzin przed rozpoczęciem spotkania. W przypadku ważnych spotkań powinieneś wysłać go co najmniej dzień wcześniej.
    •  
    • Ponieważ ludzie często zapominają i są zajęci, dobrym pomysłem jest posiadanie kilku kopii porządku na miejscu, aby można je było przekazywać osobom, które zapominają o swoich kopiach.
    •  
           
  8.  
            

Wskazówki .

      

                (2)                    
Świat pracy popularny:
Jak zrobić plan.

Jak się zdefiniować.

Jak poprawnie złożyć oświadczenie.

Jak zostać projektantem mody.

Jak być mniej krępującym.

Jak dbać o tyłek.

Jak się przedstawić na rozmowę kwalifikacyjną.

Jak pisać notatki ze spotkania.

Jak napisać dwutygodniowe powiadomienie.

Jak uzyskać piosenkę z głowy.

Jak być mniej krępującym.

Jak zostać tajnym agentem.

Jak być dobrą kelnerką.

Jak motywować pracowników.

Jak przygotować porządek obrad.

Jak zostać grafikiem.

Jak dbać o tyłek.

Jak zostać klaunem.

Jak otworzyć salon kosmetyczny.

Jak ubrać się w stylu casual.

Jak napisać list motywacyjny.